Politique de confidentialitéRGPD

Protection des données à caractère personnel

En application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, du règlement européen sur la protection 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, Agent d'Exception informe ses clients de son engagement à respecter la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des données que ses clients seront amenés à lui communiquer, conformément à la présente politique de confidentialité.

Toute donnée à caractère personnel vous identifiant directement (notamment vos nom, prénom, coordonnées postales, électroniques, téléphoniques) ou indirectement (notamment vos traces informatiques laissées par votre navigation sur le Site) sont considérées comme des données confidentielles et sont traitées comme telles, sous réserve de l'évolution du cadre légal sur la qualification de donnée à caractère personnel.

Traitement de données

L'utilisation des services Agent d'Exception implique la réalisation d'un traitement de données à caractère personnel, ce que vous acceptez. OOSMOSE Group, dont le siège est situé au 13 rue Adolphe Gouttier, Couvin, 5660, Belgique est responsable du traitement de vos données personnelles.

a été nommé Délégué à la protection des données personnelles. Il est domicilié professionnellement au 13 rue Adolphe Gouttier, Couvin, 5660, Belgique.

Nature des données à caractère personnel

Dans le cadre de son activité, Agent d'Exception est amenée à collecter des données personnelles de différentes natures :

• Données permettant l'exercice de l'activité de transaction en immobilier, notamment :
  • Données relatives à l'identité : civilité, nom et prénom, KBis, numéro de téléphone, email, adresse postale, date et lieu de naissance, photocopie de la carte d'identité
  • Données relatives au projet de vente, d'achat ou de location
  • Données relatives aux caractéristiques du bien immobilier faisant l'objet du projet de vente, d'achat ou de location (nombre de pièces, surface, adresse, photos, vidéos…)
  • Données relatives à la situation familiale et professionnelle des personnes concernées par le projet
  • Données permettant un suivi individualisé du client, tels que des comptes-rendus de visite
  • Documents justificatifs légalement obligatoires (DPE, titre de propriété, taxe foncière, appels de charges, baux, justificatif de solvabilité, assurance, factures, justificatif de domicile…)
• Données permettant le recrutement, la formation et l'accompagnement de conseillers mandataires en immobilier Agent d'Exception, notamment :
  • Données d'identification telles que la civilité, nom et prénom, coordonnées (numéro de téléphone, email, adresse postale), date et lieu de naissance
  • Justificatifs légalement obligatoires pour l'exercice de l'activité de conseiller mandataire (contrat signé, la copie de la carte d'identité, l'attestation d'assurance, extrait d'immatriculation…)
  • Données permettant leur suivi comptable & financier, tels que le RIB
  • Données permettant le suivi individualisé de l'agent, telles que l'historique de ses formations ou les comptes-rendus des interactions
  • Données permettant l'animation de la communauté et l'échange de bonnes pratiques, telles que les photos/vidéos d'événements, supports marketing, témoignages, sondages.
• Données permettant la réalisation d'actions de prospection commerciale, d'études, de sondages, d'amélioration de l'expérience en ligne sur le site Web de Agent d'Exception notamment :
  • Historique de trafic et de navigation (cookies) incluant des informations relatives à la traçabilité des actions, données de localisation (adresse IP par exemple), données relatives au terminal ou encore données de tracking des actions à l'égard des emails que Agent d'Exception peut adresser aux personnes concernées.
  • Données relatives aux interactions des personnes concernées avec Agent d'Exception, notamment une demande de contact, d'estimation, de renseignement ou de documentation, éventuellement les correspondances échangées
  • Données permettant la réalisation de campagnes marketing ou télémarketing, telles que l'email ou le numéro de téléphone
  • Données relatives aux enquêtes de satisfaction
  • Développement de méthodes d'analyse de données
• Données permettant la gestion d'apporteur d'affaires notamment :
  • Données d'identification telles que le nom et prénom, KBIS, adresse…
  • Données liées aux informations relatives à des projets de vente ou d'achat apportées par les personnes concernées
  • Données permettant leur suivi administratif, comptable & financier
  • Données permettant l'animation de la communauté, tels que l'email ou le numéro de téléphone, les préférences de contact

Utilisation des données à caractère personnel

Ces données sont utilisées :

• Pour l'exercice de l'activité de transaction en immobilier :
  • Exécution du contrat entre Agent d'Exception et ses clients finaux (vendeurs, acquéreurs, bailleurs, locataires) : signature des mandats, constitution du dossier pour le notaire…
  • Création et gestion des comptes (gestion des alertes « baisse de prix », « recherche de bien »…)
  • Respect des obligations légales et réglementaires (vérification solvabilité, lutte contre le blanchiment…)
  • Sollicitation de prestataires en lien avec le projet des clients finaux (diagnostiqueur, courtier…)
  • Suivi de la qualité de service, de la satisfaction client vis-à-vis de Agent d'Exception
  • Facturation
• Pour l'activité de recrutement, et de gestion du réseau de mandataires en immobilier Agent d'Exception :
  • Suivi et traitement des candidatures
  • Suivi administratif et comptable des conseillers mandataires en immobilier : paiement des honoraires…
  • Suivi de l'activité des conseillers : dossiers, mandats
  • Vie du réseau (débriefings, formations, échanges)
• Pour la réalisation d'actions de prospection, de fidélisation, d'étude, de sondages, d'amélioration de l'expérience en ligne sur le site Agent d'Exception :
  • Gestion et réalisation d'opérations de prospection et de sollicitation commerciale : trouver de nouveaux biens à vendre, recruter de nouveau négociateurs en immobilier
  • Traitement des demandes des utilisateurs du site
  • Gestion et réalisation d'opérations marketing et de communication personnalisées
  • Mise en relation avec un conseiller mandataire en immobilier Agent d'Exception
  • Analyse de l'utilisation du site et du comportement de navigation des utilisateurs en vue de leur optimisation
  • Réalisation d'études, d'analyses, d'enquêtes et statistiques
• Pour la gestion des apporteurs d'affaires :
  • Suivi administratif, comptable & financier

Publicité ciblée, e-mails et SMS

Avec votre consentement lorsqu'il est requis, Agent d'Exception peut utiliser les données que vous lui fournissez à des fins de prospection commerciale (par exemple pour vous adresser nos newsletters, vous envoyer des invitations à nos événements ou toute autre communication susceptible de vous intéresser et afficher des publicités ciblées sur les réseaux sociaux ou sites tiers).

Fondement légal du traitement

En application de la présente politique de confidentialité, le client est informé que les différents traitements de ses données sont nécessaires à l'exécution et à la réalisation des obligations contractuelles découlant des services proposés par la société.

Durée de conservation des données

Les données à caractère personnel sont effacées ou archivées à l'issue d'une durée de :

• 10 ans pour les informations figurant sur les mandats de vente : loi Hoguet
• 5 ans après la vente, pour les données relatives aux acquéreurs
• 1 an après le dernier contact pour les prospects en recherche d'un bien à acquérir

Destinataires des données

Les données collectées ne sont accessibles qu'aux agents commerciaux du réseau Agent d'Exception, ainsi qu'aux salariés de la société OOSMOSE Group, et à la société qui gère notre serveur, à savoir Réseau Net.

Agent d'Exception est également susceptible de partager des informations vous concernant, avec ses partenaires ou prestataires en lien avec votre projet immobilier, notamment des sites de diffusion d'annonces immobilières, des prestataires de signature électronique, professionnels du courtage, imprimeurs, prestataires de communication, notaires ou diagnostiqueurs que vous aurez préalablement choisis.

Agent d'Exception ne partage vos données avec les tiers mentionnés au présent article que dans les cas suivants :

• Lorsque nous faisons appel à un prestataire de services dans le cadre de l'exécution de tout contrat conclu entre vous et nous ou afin de fournir ou améliorer nos services ;
• Dans le cadre de l'accompagnement de la vente de votre bien immobilier, Agent d'Exception est amenée, afin de fournir les services demandés, à transmettre aux acteurs de votre vente (notaire, diagnostiqueurs, …) un certain nombre de vos données à caractère personnel, telles que vos nom, prénoms, lieu et date de naissance, photographie de votre bien, numéro de téléphone portable ou adresse de messagerie, estimations ;

Dans l'hypothèse où Agent d'Exception vendrait ou acquerrait une entreprise ou des actifs, elle se réserve la possibilité de partager vos données à caractère personnel avec le potentiel vendeur ou acheteur de cette entreprise ou de ces actifs.

Par ailleurs, les données pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître, en particulier en cas de réquisition en provenance des autorités judiciaires, policières ou administratives.

Il est précisé que les destinataires visés ci-dessus ne sont pas destinataires de l'ensemble des données des personnes concernées, mais uniquement de celles nécessaires à la finalité impliquant une telle communication.

Les données à caractère personnel des conseillers mandataires Agent d'Exception sont destinées aux services et personnels habilités du réseau, ainsi qu'aux prospects ou clients. Elles peuvent par ailleurs être communiqués à ses partenaires ou prestataires pour l'exécution de tâches nécessaires à la gestion du contrat du mandataire, tels que des imprimeurs ou agences événementielles.

Protection de vos données

Vos données sont conservées sur des serveurs sécurisés. Elles ne sont accessibles qu'aux personnes désignées au paragraphe précédent, qui ne peuvent y accéder qu'après s'être identifiées, et avoir entré un mot de passe complexe, personnel et crypté dans nos bases de données.

Transfert de données

Agent d'Exception conserve les données à caractère personnel au sein de l'Union Européenne.

Droit de l'utilisateur

Vous bénéficiez :

• d'un droit d'accès : droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel en notre possession ;
• d'un droit à l'effacement: droit à l'effacement de vos données à caractère personnel en possession de Agent d'Exception (sauf lorsque la loi lui impose de conserver ces données ou lorsque Agent d'Exception a un motif légitime de le faire)
• d'un droit à la rectification : droit de modifier les données à caractère personnel en la possession de Agent d'Exception, qui vous concernent, et qui sont erronées ou obsolètes
• d'un droit d'opposition : vous pouvez opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, sauf motifs légitimes et impérieux pour le traitement, qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
• d'un droit à la limitation : vous avez le droit de limiter les traitements effectués sur vos données à caractère personnel dans les cas suivants :
  • si vous exercez votre droit de rectification, la limitation de traitement peut être exigé pendant la durée permettant à Agent d'Exception d'en vérifier l'exactitude ;
  • si vous exercez votre droit d'opposition, pendant la durée de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que Agent d'Exception poursuit prévalent les vôtres ;
  • lors d'un traitement illicite de vos données à caractère personnel, vous pouvez exiger une limitation de leur utilisation plutôt qu'un effacement ;
  • pour des données à caractère personnel aux fins du traitement devant être effacées, mais qui sont encore nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
• d'un droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à Agent d'Exception ou qui ont été générées par votre activité ou qui ont été observées. Celles-ci doivent être communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine. Ce droit comprend également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

Enfin, vous disposez du droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre mort.

Le client peut exercer ces droits en contactant Agent d'Exception à cette adresse : 13 rue Adolphe Gouttier, Couvin, 5660, Belgique – team@oosmosegroup.com en joignant un justificatif d'identité et en mentionnant ses prénoms, nom et adresse de courrier électronique.

En cas de différend entre Agent d'Exception et le client concernant le traitement des données, ce dernier pourra adresser sa réclamation au Délégué à la protection des données de la société. Vous pouvez lui écrire par courrier électronique à l'adresse : team@oosmosegroup.com ou par courrier postal à l'adresse : 13 rue Adolphe Gouttier, Couvin, 5660, Belgique.

Si aucune solution satisfaisante pour le client n'est trouvée par la société ou si le différend persiste, le client aura la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ou de l'autorité de contrôle de l'Etat Membre de l'Union Européenne au sein duquel l'utilisateur réside habituellement.

Contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter en :

• adressant un email à notre délégué à la protection des données à l'adresse team@oosmosegroup.com,
• ou en nous adressant un courrier à l'adresse suivante : 13 rue Adolphe Gouttier, Couvin, 5660, Belgique.